Em um setor tão competitivo, o que uma rede hoteleira precisa para continuar sendo viável? Procedimentos operacionais que garantam um bom atendimento ao cliente durante sua estadia, e, no mínimo, uma presença online que facilite as reservas. É importante não só atrair clientes, como também conseguir que os mesmos apoiem a sua marca. Graças aos sistemas de gerenciamento de propriedade, ou PMS, hotéis conseguem gerenciar operações online e offline sem sacrifícios.
Ao adentrar um hotel de luxo, você notará que as operações são realizadas com bastante eficiência e com poucas chances de falhas na comunicação. É relativamente difícil supervisionar e monitorar departamentos e coordenar tarefas. Por conta disso, muitos hoteleiros têm investido na tecnologia, usando, por exemplo, as planilhas virtuais, que permitem uma melhor visualização das operações.
Em hotéis do mundo todo, o sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) é considerado uma ferramenta essencial. É a tecnologia utilizada por hoteleiros para gerenciar suas operações, incluindo atividades como a recepção do hotel e outras atividades internas.
O sistema de gerenciamento de propriedade é a versão moderna e mais prática das planilhas comuns. Um sistema unificado, chamado PMS, automatiza processos rotineiros e tarefas internas. Um dos elementos chaves para se alcançar a satisfação dos clientes é justamente este sistema. Um sistema de gerenciamento de propriedade robusto também ajuda a poupar tempo e dinheiro.
As principais funcionalidades de um PMS para hotéis e pousadas são:
- Gerenciamento de canais;
- Gerenciamento de hóspedes;
- Tabelas de reservas;
- Relatórios;
- Painel de controle;
- Exchange/Open API;
- Gerenciamento financeiro;
- Motor de reserva online;
- Processamento de transações;
- Gerenciamento de serviço interno.
Um PMS decente apresenta todas estas funcionalidades, facilitando as operações diárias.
Com a pandemia, as expectativas dos hóspedes se modificaram, e um PMS antiquado já não atende mais às necessidades dos visitantes nem os avanços tecnológicos. Em outras palavras, é importante ter um software hoteleiro que acompanhe as demandas tanto dos hóspedes como dos funcionários.
Realizar check-ins de maneira virtual, acessar as acomodações sem uma chave física e métodos de pagamento flexíveis são apenas algumas das comodidades que os visitantes devem esperar dos hotéis.
A evolução das tecnologias de PMS deve acompanhar as tecnologias móveis. A velocidade do desenvolvimento e modernização dos celulares é incrível. O que uma vez foi uma ferramenta voltada exclusivamente para realizar chamadas telefônicas, hoje é considerada uma extensão vital do nosso cérebro, capaz de armazenar informações de contatos, guardar fotos e vídeos, nos guiar com GPS, fazer pesquisas, e muito mais.
Por muito tempo, somente as grandes redes hoteleiras empregavam sistemas de gerenciamento hoteleiro. Contudo, com o avanço da tecnologia, as coisas estão mudando. Os novos hoteleiros, chamados e-hoteliers, juntamente com proprietários de pousadas e de acomodações familiares, estão investindo na tecnologia para lidar com os problemas que surgem neste setor.
Com um software de gerenciamento hoteleiro, gerentes e donos de hotéis podem, por exemplo, verificar o status de reservas e administrá-las. Além destas funcionalidades básicas, estes softwares também permitem organizar os horários da realização dos serviços de quarto, controlar o estoque de alimentos e bebidas, monitorar desempenho, etc.
Consideremos as novas mudanças no âmbito das viagens. No passado, quando um viajante precisava fazer uma reserva, contatava uma agência de turismo ou ligava para o hotel diretamente. Como a maioria das reservas hoje em dia são feitas online, os hotéis precisam ter um motor de reservas em seu site além de conectar-se à OTAs e criar anúncios online para atrair clientes. Os recursos dos softwares de PMS tiveram de ser ampliados por conta desta transição para o digital.
E isto só é possível com o software certo, por meio do qual os clientes conseguem realizar reservas e solicitar serviços a partir de um smartphone.
Até agora, analisamos somente o lado positivo da tecnologia do PMS, mas você também deve estar se perguntando sobre os pontos negativos deste tipo de tecnologia.
O problema surge quando um PMS com uma tecnologia obsoleta, desenvolvido para operar de maneira independente, impossibilita o acesso às novas funções e recursos de que um hotel moderno precisa. A integração de sistemas conflitantes, como um PMS e um gerenciador de canais, leva a problemas como a fragmentação de dados e criação duplicada dos perfis dos hóspedes.
Quais as soluções para estes problemas?
Um PMS baseado em nuvem oferece inúmeros benefícios que os PMS mais antigos não são capazes de oferecer. Uma destas vantagens é a atualização e notificação de tarefas, sem que um funcionário tenha que se deslocar até o quarto do hóspede. Além disso, a maior parte dos sistemas baseados em nuvem terão uma API aberta, o que facilita a interação com outras ferramentas, aplicativos e serviços. Tudo isto aliado à liberdade que os donos e gerentes de hotéis têm para decidir quais ferramentas se adequam ao seu hotel ou quais se adaptam mais às necessidades dos seus hóspedes.
O PMS do futuro é baseado em nuvem, customizável, integrado e é capaz de criar relatórios detalhados para que você possa administrar o seu empreendimento. Se os hoteleiros optarem por não substituir seus PMS obsoletos, correm o risco de deixar seus clientes e funcionários insatisfeitos, além de perderem lugar para a concorrência.
As características dos diversos PMS baseados em nuvem variam. Qualquer PMS que você escolher deve incluir um gerenciador de canais, um motor de reservas, uma solução integrada de pagamentos, uma ferramenta de gerenciamento de rendimentos para auxiliar nas alterações de preço, e uma API aberta para que você consiga adicionar ferramentas e montar uma solução customizada para o seu negócio, atingindo agilidade e eficiência.
Em síntese, um PMS baseado em nuvem agiliza todas as operações do seu hotel, além de satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes. A tecnologia avançada é o futuro do PMS no setor hoteleiro, e empresas como a Hotelogix fornecem este tipo de serviço a partir de uma plataforma moderna, auxiliando na eficiência e nas taxas de ocupação do seu hotel.
