Uma das estratégias mais eficientes para examinar a saúde diária, semanal e mensal do seu hotel é a partir da extração de relatórios do sistema. Os relatórios corretos com as métricas e informações corretas fornecem todas as informações que você precisa saber sobre o seu negócio.
Relatórios de rendimento diário, de expediente e de gestão interna se tornarão imprescindíveis mais cedo ou mais tarde. Estes relatórios são muito fáceis de se extrair e imprimir. Se você sabe abrir um Excel e imprimir, isto basta.
No entanto, antes de você começar a extrair relatórios, você deve saber quais e quando imprimi-los. Realizar estas auditorias nos horários certos fornecerá dados mais precisos.
Este artigo cobrirá todos estes pontos, destacando quais relatórios extrair e por que eles são tão importantes.
Comecemos então com o primeiro passo: saber quando extrair estes relatórios.
Quando Eu Devo Realizar Minhas Primeiras Auditorias?
Bom, você já sabe que deve extrair os relatórios no momento certo parece ter dados mais precisos. Isto deve-se ao fato de que muitos relatórios não exibem as transações pendentes. Eles apenas mostram transações passadas ou transações presentes que já foram processadas. Quando o check-in de um hóspede é concluído, por exemplo, aparecerá uma entrada do relatório marcada como “publicada”.
Nos sistemas de criação automática de relatório, as transações de um dia específico são colocadas no relatório um minuto antes da meia-noite. Entretanto, é importante salientar que elas podem não estar disponíveis até às 2h da manhã. E isto é porque leva um tempo até o sistema reunir todas as informações necessárias para a elaboração do relatório.
Quais são os Melhores Relatórios de Gerenciamento para se Extrair?
Uma vez que todos os processos do dia anterior estejam concluídos e todas as informações estejam nos relatórios, você pode decidir quais relatórios imprimir. Vamos dar uma olhada nas melhores opções para se imprimir.
Transações
Um relatório de transações funciona de maneira semelhante a um registro de postagem em um correio. Este relatório apresenta todas as postagens e transações realizadas. Cancelamentos e alterações também são incluídos. Você pode aplicar filtros para selecionar o tipo de informação que você deseja ver.
Possíveis filtros são: serviços, créditos, débitos, entre outros. Quanto mais filtros você incluir, mais precisos serão os resultados. Você também pode selecionar métricas específicas que permitem afunilar ainda mais seus resultados. Caso o seu negócio se trate de uma grande empresa, haverão diversas entradas em um dia. É mais fácil filtrar os resultados se você selecionar um ou dois tipos de operação por vez.
Todos os registros feitos durante o dia (pela recepção) podem ser cruzados com as informações recebidas pelo gerente à noite.
As informações contidas nestes relatórios podem ser utilizadas para a análise de informações de faturamento e serviços, entre outros.
Relatórios de Retificação
Não há uma grande diferença entre os relatórios de transações e os de retificação. Se você imprimir o relatório de retificação, você apenas verá as transações que foram retificadas. Isto inclui reembolsos, estornos e outras alterações necessárias.
Novamente, durante a noite o gerente pode cruzar as informações dos ajustes que foram feitos dos que foram removidos do sistema de processamento de pagamentos.
Relatório Financeiro Diário
Este tipo de relatório é semelhante a um relatório administrativo. Nele aparecerão estatísticas para qualquer data que você selecionar. Há uma ênfase nos faturamentos gerados pelas reservas e uma previsão para as próximas duas semanas. Ele inclui todos os dados necessários para uso nos cálculos de Média Diária de Tarifa, Rendimentos por Acomodação e Taxa de Ocupação.
Com o relatório financeiro diário, você consegue:
- Monitorar a produtividade;
- Localizar erros feitos por funcionários;
- Determinar perda de receita por conta de descontos oferecidos;
- Preparar-se para os próximos 14 dias.
Saber utilizar as informações apresentadas nas previsões é o que há de mais crucial neste relatório.
Entradas Contábeis
O relatório de entradas contábeis funciona como o relatório de recebíveis. Com este relatório, você consegue analisar todas as pendências, incluindo reservas ainda não pagas. Você consegue verificar o que foi pago e fazer uma referência cruzada para ver se estes valores fecham com os rendimentos finais. Estes dados também podem ser filtrados de diversas maneiras, tais como através de tipo de pagamento e data realizada.
Estes relatórios podem ajudar a identificar se todos os valores dentro de uma janela de tempo que deveriam ser recebidos foram de fato recebidos.
Relatório Fiscal
O relatório fiscal do seu hotel exibe todas as taxas e impostos que incidiram nas transações completadas. Pode não parecer uma grande coisa, mas verificar todas as reservas é importante para assegurar-se de que todas as informações fiscais foram incluídas. É importante salientar que somente as taxas e impostos de reservas que foram concluídas devem ser verificadas. Quaisquer entradas marcadas como canceladas ou “no show” nunca devem estar presentes nestes relatórios.
Este relatório é importante pois ele permite que você tenha uma ideia do quanto de impostos estaduais ou federais serão descontados.
Entender os vários tipos de relatórios pode ser um pouco confuso. Contudo, uma vez que você se acostuma a imprimi-los para as auditorias noturnas, você notará que as informações serão de fácil assimilação.
Uma das maneiras mais fáceis de se analisar os relatórios de faturamentos é analisá-los como um todo, como se fosse um grande relatório. Detalhar relatórios é basicamente filtrar certas informações e contrapô-las aos lucros líquidos.
Se você precisa de um sistema de qualidade para monitorar todas estas métricas, e que permita que você imprima todos os relatórios necessários, o Sistema de Gerenciamento de Propriedade da Hotelogix auxilia na análise e gerenciamento de tudo o que acontece na recepção. Isto inclui todas as transações realizadas, incluindo operações por cartão de crédito, taxas, bem como datas de reservas e preços das acomodações.
Esta é apenas uma das muitas soluções hoteleiras que oferecemos. Entre em contato conosco e descubra mais sobre nossas ferramentas e como podemos ajudar a otimizar o seu negócio!
