Simplificando a vida do atendente de recepção

Life of a front desk executive

O funcionário da recepção é a primeira pessoa que um hóspede encontra no check-in. Ele precisa estar apresentável e deve mostrar atitude profissional, a fim de atrair os clientes. Um atendente de recepção é a espinha dorsal de um hotel, tudo depende dele. A posição envolve grande capacidade de organização como distribuição de quartos, atribuição de tarefas para o serviço de limpeza, inserindo as preferências dos clientes, facilidade para lidar com dinheiro, e, mais importante, manter os seus hóspedes felizes. Em pequenos hotéis, normalmente é o proprietário ou o gerente que acaba desdobrando-se como o executivo da recepção.

Vejamos algumas das muitas tarefas de um atendente de recepção em um pequeno hotel, desde o momento de sua entrada até o fim de seu expediente:

– Receber e processar informações;

– Check-in / check-out dos hóspedes;

– Gerir chamadas, mensagens e responder a e-mails;

– Gestão de hóspedes e seu histórico;

– Responder às perguntas de seus hóspedes;

– Coordenar os serviços da equipe de limpeza, F & B  e funções de administrador;

– Gerenciar reservas e coordenar os agentes de viagens;

– Olhar as necessidades de pessoal e fornecer treinamento

– Relatórios de faturamento.

A lista é longa e o atendente de recepção precisa ser flexível, confiante, amigável e colocar um sorriso no rosto em tudo que faz. Lidar com essas tarefas se torna cansativo e monótono em uma base diária. Isto parece ser fácil vendo de fora, mas é necessário muito trabalho interno.

Um atendente de recepção sobrecarregado é propenso a cometer erros, e alguns deles podem causar sérios danos a reputação do hotel. Uma vez que a indústria da hospitalidade é principalmente sobre atendimento ao cliente, se você acabar os perdendo, pode ter graves repercussões sobre o seu negócio.

A solução para todos esses problemas está em um sistema de gestão de propriedade que ajuda a automatizar as operações do hotel.

Importância do Sistema gerenciador de propriedade (PMS) na indústria hoteleira

O setor de hotelaria é executado nos fundamentos da gestão organizada. À medida que o negócio se expande, gestão e manutenção de dados pode-se tornar incontrolável. Um sistema de gestão de propriedade é a única solução, uma vez que assume o controle dos dados correspondentes aos aspectos de um hotel. PMS é uma integração de vários elementos, como reservas, relatórios, contabilidade, gestão de pessoal, etc – todos eles manipulados em uma única tela.

Olhe para os múltiplos benefícios de um sistema de gestão da propriedade para um executivo de recepção:

– Reservas de acesso, reservas on-line, check-in / check-out, faturamento e mais, podem ser vistas de qualquer lugar, a qualquer momento.

– Lide bem com a pressão do gerenciamento de dados, que de outra forma consome muito tempo. Com um PMS, todos os registros de dados podem ser armazenados digitalmente, fazendo, assim, acabar com a papelada. Além disso, todos os dados são armazenados na nuvem, tornando-se altamente seguro em todas as vezes.

– Atualize-se em tempo real do inventário do quarto, para tornar a sua vida mais fácil.

– Acompanhe as solicitações dos hóspedes para melhor atendimento ao cliente.

– Atribua tarefas a limpeza para garantir que os quartos estarão limpos.

– Acompanhe e analise a distribuição dos quartos, a limpeza e o desempenho de outros departamentos usando todos os relatórios gerados.

– Gerencie várias propriedades em locais separados. Em suma, você pode gerenciar reservas, informações de distribuição on-line, e muito mais, a partir de um único sistema.

Executivos felizes, clientela feliz

Quando as operações do hotel se tornam automatizadas, a equipe tem mais tempo para enfatizar a melhorar a experiência dos hóspedes. Hotéis de sucesso se afastaram do serviço manual e abraçaram o poder do PMS na nuvem para simplificar as operações do hotel. Para os pequenas e médios hotéis, os exorbitantes gastos com TI e os custos de manutenção de sistemas legados são uma grande desvantagem, por isso os hotéis devem olhar para a tecnologia baseada em nuvem, que irá eliminar os altos custos de implementação e erradicar processos manuais.

Observe o seguinte: A próxima vez que você ver um atendente de recepção sorrindo para você, saiba que é um PMS fazendo seu trabalho.

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