El excelente servicio al cliente es primordial para el éxito de su negocio hotelero. Cuando hablamos sobre el servicio al cliente, los elementos que más atraviesan su mente son la grandeza de su hotel, las comodidades, los servicios, las ofertas, la comida y muchas otras cosas. Pero, ¿alguna vez ha pensado en un componente muy básico de su operación, ¿Cómo dividir o separar el folio de un huésped, también puede ayudarle a atender mejor a sus huéspedes? Incluso, la pregunta más importante es: ¿el sistema de administración de propiedades de su hotel lo ayuda de manera eficiente?
Vamos a sumergirnos un poco en este contexto.
Por ejemplo, usted administra un hotel en Nueva York y la factura final de su huésped Tom Paul, que incluye el alquiler de la habitación, el servicio de comidas y bebidas y el servicio de lavandería, asciende a alrededor de $ 6000. Técnicamente, se supone que debe pagar la totalidad del importe mientras se retira, ¿verdad? Pero, ¿qué sucede si solicita 2 facturas separadas, una para los cargos de alojamiento y la otra para los cargos de no alojamiento? Si responde negativamente a tal solicitud y lo obliga a aceptar solo una factura consolidada, definitivamente hará que sea un huésped insatisfecho.
No es solo el caso de un FIT como Tom. También puede enfrentar tales solicitudes de su cliente corporativo. Aquí hay un ejemplo: Marvin Jacob se hospeda en su hotel en nombre de su compañía. Supongamos que la compañía de Marvin le reembolsará las facturas de su hotel, que incluye solo los gastos de alojamiento (alquiler de la habitación) y la comida. Sin embargo, Marvin también ha consumido alcohol durante su estancia y ha comprado algunos artículos en la tienda de regalos. En este caso, darle a Marvin una factura consolidada no lo ayudaría, ya que no puede facturar a su compañía por bebidas alcohólicas y regalos. Necesitaría una cuenta separada para ellos. Aquí también, si dices que no a dividir sus cuentas, seguramente lo frustrara.
Con el fin de ayudarlo en esto, hemos intentado explicar cómo puede simplificar el proceso de facturación dividida utilizando uno de los sistemas de administración de propiedades en la nube más populares: Hotelogix.
Para huéspedes independientes –
A continuación se muestra una captura de pantalla de la factura consolidada que genera el sistema PMS en la nube de Hotelogix. Puede ver que el monto final de la factura de Tom es de $ 6273.18 que incluye cargos por habitación, restaurante y lavandería.
Escenario # 1: Tom quiere dos facturas separadas: una para los cargos de alojamiento y la otra para los gastos de no alojamiento, incluida la factura del restaurante y la lavandería.
Esto significa que todo lo que tienes que hacer es – ‘folio dividido’
Ahora veamos cómo se produce la facturación dividida en este caso. Consulte la captura de pantalla a continuación:
Paso 1 – Ir a la pantalla de pago
Paso 2 – Seleccione ‘Generar folio separado para otro cargo’
Paso 3 – Haga clic en ‘Generar Folio’.
¡Y ya está!
Mire la captura de pantalla de abajo. El sistema ahora ha dividido la publicación de huéspedes según el requisito de Tom:
Escenario # 2: Tom quiere una factura por separado para los cargos del bar
Aquí es cómo puede seguir adelante con el proceso de facturación dividida en el escenario. A continuación se muestra una captura de pantalla para su fácil referencia.
Paso 1 – Vaya a la pantalla de pago de su sistema.
Paso 2 – Seleccione ‘Bar Charge’
Paso 3 – Haga clic en ‘Ruta a Nuevo Folio’
Paso 4 – Seleccione el nombre del invitado
Paso 5 – Haga clic en ‘Crear’
Ahora, veamos cómo dividir el folio entre dos personas que se alojan en una habitación.
Escenario # 3: Robert está compartiendo su habitación con su amigo Ron, y le piden que divida por igual su cuenta completa en dos
Para ello, debe seleccionar ‘Compartir cargo’ al agregar el acompañante durante la reserva. El sistema dividirá todos los cargos (cargos de habitación, cargos de restaurante, cargos de bar, cargos de lavandería y otros) en dos. De manera similar, si hay tres personas en una habitación, el sistema dividirá todos los cargos en tres y generará publicaciones separadas para los huéspedes.
Eche un vistazo a la captura de pantalla a continuación:
Una vez que administre el acompañante como se indica en la pantalla de inicio del pantallazo mencionado anteriormente, el sistema ahora dividirá la factura entre Robert y Ron.
Eche un vistazo a el siguiente pantallazo:
Escenario # 4: Robert está compartiendo la habitación con su amigo Ron, y le piden que le cobre a Ron por todos los gastos del bar
Esto se denomina Ruta de Cargos: transferencia de un cargo particular de una factura a otra. En este caso, como se explica en la siguiente captura de pantalla:
Paso 1: Ve a la pantalla de pago.
Paso 2: Seleccione la carga particular que necesita enrutar a Ron – en este caso, es los cargos de cerveza
Paso 3: Seleccione ‘Ruta de Cargo’
Paso 4: Haga clic en ‘Ruta’
Se dividirá la factura en función de los requisitos de los huéspedes.
Nota: Al seguir los pasos que acabamos de comentar, puede dirigir cualquier cargo a un huésped en particular.
A continuación se muestra una captura de pantalla después de que el sistema haya enrutado los cargos de la barra a la publicación de Ron.
Para clientes corporativos
Escenario # 5: si una compañía acepta pagar la factura completa
Marvin Jacob se hospeda en su hotel en nombre de su compañía. Si bajo los términos de pago, el empleador de Marvin está listo para pagar todo, incluido el costo de la habitación, el cargo del restaurante y otros cargos adicionales, sólo tiene que seleccionar ‘Incluir otros cargos’ en la pestaña ‘Saldo a ser pagado por el propietario del grupo’.
Escenario # 6 – Si la compañía dice que solo pagaría los cargos de alojamiento
Ahora, supongamos que Marvin ha consumido alcohol y ha comprado algunos artículos en la tienda de regalos durante su estancia. Dado que su compañía sólo pagará los gastos de alojamiento; él pide una factura por separado para todos sus otros cargos.
En este caso, anule la selección de ‘Incluir otros cargos’ en la pestaña ‘Saldo a pagar por el propietario del grupo’. Esto significa que Marvin recibirá una factura por separado por todos los cargos adicionales que se publicarán en su folio. Y lo más importante, solo los cargos de alojamiento se publicarán en la empresa.
A continuación se muestra el fondo de pantalla de cómo aparece en el sistema de Hotelogix:
La captura de pantalla a continuación muestra que el sistema ha dividido la publicación del huésped según se solicita en el escenario 6:
Escenario # 7: la Compañía acepta pagar por todo: cargo por alojamiento, cargo por restaurante y todos los demás cargos adicionales, excepto el cargo por alcohol
Paso 1 – Haga clic en ‘Condiciones de pago’
Paso 2: seleccione ‘Incluir otros cargos’ en la pestaña ‘Saldo a ser pagado por el propietario del grupo’
Paso 3 – Haga clic en ‘Instrucciones de facturación’
Luego, en la pantalla emergente, seleccione ‘alcohol’ y lo mismo se enviará a la publicación para huéspedes.
La hospitalidad se basa en comprender los requisitos precisos de sus huéspedes, abordarlos y brindarles una experiencia placentera. Si está esforzándose por ofrecer lo que sus huéspedes desean, comuníquese con nosotros y descubra cómo podemos ayudarle a hacer que la experiencia de su huésped sea “increíble” con la ayuda de nuestro completo sistema de administración de propiedades hotelero.
