¿Cómo la multitarea impacta en la eficiencia de un pequeño hotel?

Recepción de hotelLos hoteles pequeños tienen recursos limitados y a menudo hay una única persona en la recepción. El mismo empleado tiene que atender simultáneamente a diferentes clientes con múltiples solicitudes. Por ejemplo, uno de los huéspedes espera para el check-in, otro para el check-out, otro huésped llama para preguntar por el estado de su reserva y al mismo tiempo un cliente llama desde la habitación para confirmar su traslado al aeropuerto. Esta situación puede llevar al caos si las cosas no se gestionan adecuadamente, lo que dificulta la reputación del hotel y deja a los clientes insatisfechos.

Esta situación por lo general no sucede con los grandes hoteles, ya que hay varios  empleados en la recepción y diferentes personas gestionando los traslados al aeropuerto y otras tareas. Pero para un pequeño hotel esta es una situación cotidiana que manejar con gracia y agudeza para asegurarse de que ningún huésped se ofenda o esté molesto. Los hoteles pequeños no pueden permitirse el lujo de mantener a cualquier huésped esperando mucho tiempo.

La solución consiste en automatizar y optimizar los procesos.

Automatizar las operaciones utilizando la tecnología ayuda a simplificar las tareas del día a día y mejora la eficiencia del trabajo. Con la automatización, los hoteleros pueden dedicar más tiempo a mejorar la experiencia de sus huéspedes.

Proceso de Check-in/Check-out

¿Tiene algún proceso previo a la estancia que trate de obtener la información necesaria antes de que llegue el invitado?

¿Permite que los huéspedes hagan el check-in directamente? Por ejemplo, utilizando una tablet que permita el check-in. Si sólo algunos de sus clientes lo utilizan merecerá la pena.

Durante el check-out, una solución self-service también puede ser útil como hacer los pagos por separado con diferentes facturas.

Con los sistemas de PMS de nueva generación, es posible construir estas soluciones directamente contra las APIs del PMS.

Peticiones de clientes y mantenimiento

Cuando solo hay uno o unos pocos empleados encargados de la recepción – encargándose de las solicitudes de los huéspedes, del mantenimiento y de ofrecer un servicio óptimo – la responsabilidad puede convertirse en un reto difícil de gestionar. Claro que existe un libro de registro, pero se puede utilizar la tecnología para asignar automáticamente tareas a otros equipos sin cargar al equipo de recepción o al personal de vigilancia. La tecnología también ofrece informes detallados sobre lo que está pasando en el negocio.

Mejoras en los procesos y calidad

Ofrezca a su personal un lugar central para comprobar cualquier proceso que haya definido. No necesariamente ahorrará tiempo real, pero ayuda a mejorar la consistencia del servicio. Así se podrá acceder de forma fácil a los procesos con su equipo delante.

¿Por qué un PMS como Hotelogix puede marcar la diferencia?

El PMS basado en la nube de Hotelogix está diseñado en base a las necesidades específicas de los pequeños y medianos hoteles.

Hay alguna característica que un hotel más grande no necesita o no aporta ningún beneficio tangible. Pero para un pequeño hotelero, la misma función puede tener un gran impacto en la eficiencia. Una de las muchas características de Hotelogix que aunque simple tiene mucho sentido y afecta directamente en la eficacia es que posibilita la multitarea.

Un sistema de gestión de propiedades como Hotelogix sustituye múltiples recursos con características como:

Múltiples pestañas: se pueden abrir diferentes reservas en el PMS y la información en múltiples pestañas facilita al encargado de recepción el trabajo al poder gestionar varias reservas de forma simultánea.

Así la persona en la recepción puede dar al huésped que está haciendo el check-out su factura para revisar, a la vez que puede atender a los clientes que hacen el check-in. También puede responder a la llamada de un cliente en la habitación y revisar el estado de la reserva de un nuevo huésped. Esto se puede hacer porque el sistema muestra la información de cada cliente en pestañas diferentes para que no se pierda el trabajo hecho en las otras reservas.

Esta sencilla característica beneficia al personal de la recepción incrementando su eficiencia, así como permitiéndoles la multitarea en lugar de realizar una tarea tras otra de forma secuencial.

Funcionalidades en tiempo real: Hotelogix también impacta en la eficacia del personal de recepción puesto que muchas pantallas de marketing o recepción pueden ser manejadas simultáneamente. Por ejemplo, un pequeño hotel puede tener algún agente de viajes o empresa que habitualmente reserve habitaciones con ellos. En este caso, el personal de recepción tiene una carga adicional al colaborar con terceros a la hora de gestionar las reservas como actualizar las solicitudes, confirmar los pagos, reservas, etc.

El sistema de gestión de propiedades de Hotelogix ofrece consolas para agentes de viaje y para empresas. Así varias oficinas en diferentes ubicaciones geográficas pueden trabajar con su propio nombre de usuario. Pueden acceder al sistema desde cualquier lugar y momento. También pueden gestionar el proceso de reserva a través de sus consolas individuales, esto reduce los gastos en el personal de recepción y ahorra tiempo. De esta forma tienen más tiempo libre para dedicar a sus clientes. Una característica tan simple puede afectar realmente en la satisfacción de los huéspedes.

Evalúe ahora el PMS de Hotelogix y vea cómo se adapta a las necesidades de su propiedad

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