El encargado de la recepción de un hotel es la primera persona con la que el huésped se encuentra al hacer el check-in, así que es muy importante que transmita una buena imagen y muestre una actitud profesional para seducir a los clientes. Un recepcionista es la columna vertebral de un hotel porque todo depende de él. El cargo implica una gran capacidad organizativa como concertar las habitaciones, asignar tareas de limpieza, introducir los detalles de los huéspedes, manejar el dinero en efectivo y lo más importante mantener a los clientes contentos. En los hoteles más pequeños, muchas veces es el propietario quien termina haciendo la labor de recepcionista.
Veamos algunas de las muchas tareas a las que se enfrenta cada día un encargado de la recepción de un hotel; desde que llega al hotel hasta que se marcha:
– Recibir y procesar la información
– Check-in/check-out de los huéspedes
– Gestionar las llamadas, mensajes y responder emails
– Mantener la gestión de los huéspedes y su historial
– Responder a las peticiones de los huéspedes
– Coordinar con el equipo de limpieza, servicio de comida y labores internas
– Gestionar reservas y coordinar a los agentes de viajes
– Atender las necesidades del personal y enseñarles
– Manejar informes y facturas
La lista continúa y se espera que el encargado de la recepción sea flexible, seguro, amable y tenga una gran sonrisa mientras gestiona todo esto. Manejar todas estas tareas termina siendo cansado y monótono si se hace a diario. Definitivamente parece fácil desde fuera, pero es mucho trabajo si se está en la situación.
Un recepcionista con sobrecarga de trabajo es propenso a cometer errores y algunos de ellos pueden causar serios perjuicios a la reputación del hotel. Puesto que la industria hotelera gira en torno al servicio al cliente, la pérdida de clientes puede tener serias repercusiones en su negocio.
La solución a todos estos problemas versa en un Sistema de Gestión de Propiedades que ayude a automatizar las operaciones del hotel.
La importancia de un PMS en la Industria Hotelera
La industria hotelera funciona sobre la base de una gestión organizada. En la medida en la que el negocio se expande, la gestión de los datos y el mantenimiento pueden volverse inmanejables. Un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es la única solución para controlar los datos relativos a un hotel. Un PMS es la integración de varios elementos como reservas, informes, contabilidad, gestión de personal, etc. puesto que todo se maneja de un única pantalla.
Estos son los múltiples beneficios de un Sistema de Gestión de Propiedades para un encargado de recepción:
– Acceda a las reservas y contrataciones online, check-in/check-out, facturas y mucho más desde cualquier lugar y en cualquier momento.
– Gestione la presión de la gestión de datos que de otra forma consumiría mucho tiempo. Con un PMS, todos los datos grabados se almacenan de forma digital, dejando de lado el papel. Además todos los datos se almacenan en la nube lo que aumenta la seguridad.
– Experimente el inventario de habitaciones en tiempo real para hacer la vida más fácil.
– Rastree las peticiones de los huéspedes para un major servicio al cliente.
– Asigne tareas de limpieza para asegurarse de que las habitaciones están limpias.
– Compruebe y analice la ocupación, limpieza o el rendimiento de otro departamento utilizando los informes generados.
– Gestione multiples propiedades en localizaciones diferentes.
En resumen, puede gestionar reservas, información de la distribución online y mucho más desde un único sistema.
Encargados felices, clientes contentos
Cuando se automaticen las operaciones del hotel, el personal tendrá más tiempo para mejorar la experiencia del cliente. Muchos hoteles con éxito ya han cambiado sus libros de cuentas para abrazar los beneficios del PMS en la nube coordinando todas las operaciones del hotel. Para hoteles medianos y pequeños, los desorbitantes costes de IT y mantenimiento de los sistemas antiguos son una gran desventaja, por lo que los hoteles deberían ver ahora en la tecnología basada en la nube algo que eliminará los elevados costes de implementación y erradicará procesos manuales.
Piense en lo siguiente: la próxima vez que vea un recepcionista sonriéndole, sabrá que hay un PMS detrás haciendo su trabajo.
